Bestyrelsens forretningsorden

Dragør Store Magleby Rideklub (DSM)

Bestyrelsens forretningsorden.

Indledning

Bestyrelsens medlemmer er gjort bekendt med DSM’s vedtægter. Heraf fremgår en række formalia i forhold til bestyrelsens sammensætning og arbejde.
Denne forretningsorden er en yderligere konkretisering heraf i forhold til det løbende arbejde i bestyrelsen.

Møder

På første bestyrelsesmøde, efter nyvalg til bestyrelsen, efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med næstformand, kassere samt tre bestyrelsesmedlemmer og en suppleant.

Møder afholdes, altid med minimum fast dagsorden: regnskabsstatus og periodiseret budgetopfølgning.  når formanden finder det nødvendigt, eller når et bestyrelsesmedlem kræver det, dog minimum 6 møder om året.

Sekretæren indkalder til møderne efter aftale med formanden via e-mail med minimum 14 dages varsel og vil blive annonceret på hjemmesiden. Skriftligt materiale til eventuel brug for behandling af sager medsendes, såfremt det er muligt. Er der særlige forhold kan formanden indkalde til møder med kortere varsel.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire medlemmer er til stede, heraf formand eller kassereren.

Medlemmer der ønsker emner behandlet på bestyrelsesmøder sendes løbende til sekretæren og vil blive behandlet på førstkommende bestyrelsesmøde.

Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden have meddelelse herom. Suppleanter deltager på frivillig basis i møderne med mindre der opstår tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt.

Mødested

Møderne afholdes i DSM rytterstue. 

Under særlige omstændigheder kan mødet afholdes privat hos et af bestyrelsens medlemmer.

Møderne ledes af formanden eller ved dennes forfald kassereren. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, i dennes forfald kassereren.

I helt ekstraordinære tilfælde, eksempelvis grundet ferie mm, kan bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller via e-mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde.

Referater

Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne. Referatet godkendes af bestyrelsesmedlemmerne via e-mail. Referaterne nummereres og arkiveres. Godkendte referater lægges på DSM hjemmeside.

Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen, efter at referatet er godkendt, bestyrelsens beslutning til medlemmer der har fremsat emnet.

Eventuelle indsigelser til referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde.

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.

Daglig ledelse

Bestyrelsen forestår den daglige ledelse af DSM, herunder at der udarbejdes budget for drift og fører løbende kontrol med overholdelsen af dette. 

Habilitet

Ethvert bestyrelsesmedlem skal meddele såfremt pågældende er medlem af andre bestyrelser samt ved andre forhold, herunder pludselig opståede situationer, der kan medføre inhabilitet i forhold til virket i bestyrelsen, skal underrettes til bestyrelsen straks. 

Nye bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den originale forretningsorden.

Regnskaber

Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver kontingent.

Bestyrelsen disponerer over klubbens midler og varetager dennes tarv på bedste måde. Prokura kan meddeles formand og kasserer i forening. Der kan ikke meddeles eneprokura.

Mundtlig opfølgning på kvartalsregnskab fremlægges af kassereren på førstkommende bestyrelsesmøde efter et kvartals afslutning.

DSM regnskab godkendes af klubbens revisor. Det reviderede regnskab underskrives af bestyrelsen og skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse og kan rekvireres af klubbens medlemmer tillige med forslag til budget for det kommende år. 

Forretningsorden er godkendt